Software groupware ou email hosting com sincronização/partilha de calendários em Outlook.

[Knitter]

Boas,

Preciso migrar um sistema de e-mail e estou à procura de software que eu possa instalar num servidor GNU Linux (VPS com Debian/Ubuntu Server) ou de uma empresa que faça o alojamento de e-mail corporativo. O sistema actual é suportado por uma instalação Communigate Pro e oferece apenas acesso por POP3, não seguro, sem qualquer outra funcionalidade. Para partilha de calendário é usada uma conta google, partilhada por todos os colaboradores e sincronizada no Outlook com aplicações externas (gsyncit).

O que pretendia era uma solução self-hosted que me permitisse ter um Postfix + groupware para ter acesso a calendários partilhadas, mas com a necessidade de sincronização nos dois sentidos no Outlook (só leitura no Outlook não interessa). Tenho estado à procura e até agora o mais perto que encontrei foi o Kolab (http://en.wikipedia.org/wiki/Kolab) mas sem garantia na parte do Outlook.

Estou também a considerar opções de hosted e-mail, neste caso com Exchange ou com as mesmas capacidades que o MS Exchange (senão não compensa o custo).

Um outro requisito é a capacidade de enviar newsletters/mass mailing com destinatários entre 5000 a 10000, o que já nos provocou a entrada em listas de spammers e provoca que todo o e-mail corporativo vá parar às caixas de spam ou seja mesmo removido no servidor de chegada.

Seja uma solução self-hosted (GNU Linux, software livre) quer uma de hosted e-mail preciso de poder enviar newsletters e de ter garantia de serviço para o restante e-mail e um calendário partilhado com sincronização nos dois sentidos entre servidor e Outlook.

Alguém que tenha implementado algo do género e possa dar algumas informações ou que trabalhe para uma empresa que forneça estes serviços e queira contactar-me (e-mail do fórum serve para um primeiro contacto)? Sugestões aceitam-se 🙂

[Rui Carlos]

Tendo em conta os requisitos que tens em termos sincronização com Outlook não te posso ajudar muito com as contas.

No que diz respeito ao envio de newletters (ou qualquer outro email), e independentemente da solução que uses para as contas, a minha sugestão é usares um serviço de envio de email. Manter uma boa reputação de um servidor nosso é uma dor de cabeça, e se conseguir usar um plano gratuito de um dos diversos serviços existentes, ficas com a vida facilitada sem qualquer custo monetário. Costumo usar o Mandrill, que dá 12.000 emails grátis por mês. Aparentemente a Softlayer permite 25.000 emails grátis por mês. Tens aqui um site onde compara vários serviços, e indica os planos grátis de cada um. Contudo, estes serviços não são propriamente baratos se excederes o plano gratuito... Penso que a partir daí o serviço mais barato é o Amazon SES. Mas acima de certos valores deve começar a compensar ter um servidor próprio (de preferência um que permita facilmente adicionar IPs 😄 ).

[Knitter]

Para já a solução de usar um sistema controlado por mim parece mais barato e simples, mesmo descartando o Outlook. Com uma VPS apenas para o serviço de e-mail consigo ter as contas de e-mail com IMAP, eventualmente passar os Outlooks para Thunderbird e para funcionalidades extra ter uma instalação de Kolab para funcionalidades de groupware. Não posso é usar o mesmo servidor para envio em massa, mas o Amazon SES parece adequar-se muito bem. Com isto tudo tenho é a desvantagem de ter os serviços completamente separados, mas com algum cuidado talvez consiga fazer uma gestão simples de tudo e não tornar o processo muito complicado para os utilizadores.

Decididamente tenho de separar o envio de e-mails nas newsletters do resto, senão volto à situação actual com e-mails a bater na caixa de SPAM. Vou avaliar o custo de uma VPS com Postfix + Dovecot + SpamAssassin, e eventualmente uma instalação de Kolab com substituição do Outlook por Thunderbird.

[Knitter]

Obrigado pelos links, o Amazon SES foi um achado que desconhecia completamente, apesar de usar vários serviços cloud a Amazon. Após analisar as opções e custos associados, bem como os benefícios, vou para uma solução de hosted e-mail da OVH ou da PT Empresas (muito provavelmente esta mas depende de quem vai pagar 🙂 ), passo as newsletters pelo Amazon SES e separo o e-mail corporativo do e-mail das campanhas de informação.

[Rui Carlos]

Não posso é usar o mesmo servidor para envio em massa, mas o Amazon SES parece adequar-se muito bem. Com isto tudo tenho é a desvantagem de ter os serviços completamente separados, mas com algum cuidado talvez consiga fazer uma gestão simples de tudo e não tornar o processo muito complicado para os utilizadores.

Não conheço o SES em detalhe, mas só deves precisar de usar um endereço específico SMTP (e credenciais apropriadas). E até deves conseguir colocar o Postfix a redireccionar os emails de saída para o SES, permitindo-te tornar o sistema usado completamente transparente para os utilizadores.

Também deve valer a pena analisar a API do serviço que escolheres, e considerar a hipótese de fazer uma pequena app para a gestão de newsletters. A app podia tratar da gestão dos endereços da lista, bloqueando emails problemáticos automaticamente de forma a evitar queixas repetidas de um mesmo email. Isto costuma ser importante para manteres uma boa reputação no serviço.

EDIT: aparentemente já não vais usar o Postfix. Nesse caso, é capaz de valer a pena explorar a API do Amazon SES.

[Knitter]

À partida será mesmo um hosted com MS Exchange, submeti três opções para avaliação de custos sendo uma delas a versão própria com Postfix mas não estou à espera que a escolham. Criar uma aplicação até seria útil para substituir o programa que está agora a ser usado e que não é mais que uma lista de contactos com um SMTP agarrado, mas para já não há tempo. Tenho de migrar uma data de serviços, e-mail sendo apenas um deles, e o meu foco principal é o desenvolvimento e manutenção de uma plataforma de uso interno.

Claro que se dedicar umas horas por semana consigo ir avançando outros pequenos projectos utilitários.