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Gestão de Projectos: Orçamentos

jpaulino

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Tenho notado que há no fórum alguma procura de informação sobre como fazer um orçamento, quanto cobrar por um determinado desenvolvimento, etc..

Este tópico vem dar algumas respostas, embora não seja, nem pretenda ser, uma regra, disponibiliza alguma informação sobre como estas coisas costumam ser feitas nas TIse em regime freelance.


Ideia Geral

A ideia geral para efectuar um orçamento é bastante simples, bastando atribuir um valor por hora e multiplicar esse valor pelo número de horas que o projecto fechado, ou seja, chave-na-mão demora a fazer. O mesmo principio é aplicável a um projecto que não é fechado.

Para encontrar o número de horas que se vão usar há que fazer um planeamento ou, no mínimo, uma estimativa.

Orçamento

De forma simples, um orçamento costuma fazer-se da seguinte forma:

1. Planeamento ou estimativa de tempo (normalmente esta inclui uma margem de segurança, por exemplo, mais 10% do que o tempo estimado originalmente) dos tipos e números de recursos, tarefas e tempo de participação de cada recuros nas tarefas.

2. Cada tipo de recurso possui um valor por hora.

3. Para cada tipo de recurso multiplica-se as horas de participação no projecto pelo seu valor por hora.

TI

A forma de encontrar o valor por hora numa TI costuma ser bastante simples. Cada tipo de recurso possui um ordenado base, que dividido por 22 e depois por 8 permite encontrar o valor por hora. Esse valor por hora é quanto a empresa paga, por hora, a esse recurso. De forma a ganhar lucro com o projecto, a empresa tem de vender a hora esse recurso por um valor superior.Essas contas permitem construir uma tabela de preços da empresa que passa a ser a referência para os orçamentos.

Por exemplo, em outsourcing é normal um recurso ser vendido a uma empresa por três vezes mais do que custa à empresa. Isto quer dizer que: se na empresa em que trabalham vocês estiverem num projecto com alguém que não pertence à vossa empresa mas que ganha o mesmo ordenado como vocês, a vossa empresa está a pagar à outra empresa três vezes o vosso ordenado.

Dado que durante o processo de negociação é normal o cliente negociar o preço, é necessário possui alguma flexibilidade de forma a conseguir baixar o preço final do projecto sem nunca comprometer o planeamento nem o lucro da empresa. Este tipo de "ginástica" é facilmente conseguido usando truques simples como cobrar o valor de um junior por um sénior ou reduzir o factor de multiplicação do valor por hora. Seja qual for a estratégia, o valor a cobrar por recurso nunca pode ser inferior ao valor que o mesmo custa à empresa, pois caso contrário a empresa perderá dinheiro. Normalmente não se cobra menos e uma vez e meia o valor do recuro, caso contrário corre-se o risco do projecto não ser lucrativo para a empresa. É que existem outros factores como o facto de, por exemplo, as pessoas que efectuam trabalho como o caso dos recursos humanos, não poderem ser vendidas a projectos, mas a empresa continua a ter de lhes pagar o ordenado e a única forma de isso acontecer é usando o dinheiro ganho nos projectos. Assim, o valor cobrado por cada recurso tem de pagar, não só o valor desse recurso, mas também uma pequena parte dos recursos da empresa que não podem ser vendidos. Só assim é possível pagar o ordenado a todas as pessoas e a empresa gerar lucro.

Ainda no capitulo negocial, por vezes a administração da empresa assume o prejuizo de um projecto, onde assumida e conscientemente o preço de venda do projecto é mais baixo do que o custo do mesmo. Este tipo de negócio prende-se com estratégias empresariais, por exemplo a empresa quer mesmo entrar numa determinada área de negócio ou quer pôr um pé num determinado cliente e então esta opção é vista como uma estratégia e um investimento, recuperando o dinheiro investido ao longo do tempo, através de outros futuros projectos ou através da manutenção e suporte do projecto em causa.

Freelance

Tudo o que foi dito para as TI é verdade para os freelancers. Só que neste caso é esperado que o preço seja mais baixo do que se o projecto fosse efectuado por uma TI. Isto deve-se a um conjunto de razões, umas mais válidas que outras, mas de onde se destaca um dos maiores receios: o de um freelancer "desaparecer" de um momento para o outro ou não ter interesse, ou disponibilidade, de fazer manutenção e suporte. Como tal, o cliente não está disposto a pagar a um freelancer o mesmo valor que leva uma empresa.

Por outro lado, um freelancer não tem a seu cargo coisas como um departamento de recursos humanos, o que lhe permite apresentar um orçamento mais baixo mas mesmo assim muito interessante para o seu lado.

É muito provavel que o trabalho não possa ser totalmente executado pelo freelancer e que este tenha de recorrer a serviços de terceiros, por exemplo fazer tuning a uma BD ou encomendar o design de um site.

Pode também acontecer que existam algumas coisas no projecto para as quais o freelancer não possui conhecimento ou competência necessária e vai ter de optar por comprar esse conhecimento a terceiros ou então adquirir esse conhecimento. Se optar por comprar o conhecimento, então está a recorrer a um serviço de terceiros e estamos perante o caso acima, já se optar por adquirir esse conhecimento, então é justo que a aquisição do conhecimento seja paga pelo freelancer, dado que é um investimento, e que haja um ajuste no preço por hora para as tarefas que envolvam aquisição de conhecimento. É também justo que o cliente não tenha de pagar esse investimento com tempo, ou seja, o investimento é do freelancer e não deve penalizar o projecto com mais carga relativa ao tempo que ele vai necessitar para aprender essa nova competência.

Outro factor que tem influencia no orçamento é a possibilidade do preço por hora variar consoante a especialização, ou o grau de conhecimento.

Tudo isto são custos que o freelancer deve ter em conta quando efectua um orçamento.

Exemplo

Vou apresentar um exemplo de forma a clarificar e a consolidar o que expliquei acima. É de referir que os valores são totalmente aleatórios e servem o único propósito de ilustração.

Imaginemos que o projecto em causa é uma loja virtual simples. Para construir a loja virtual vai ser necessário, de forma simples:

- levantamento de requisitos

- modelação e arquitectura

- design da base de dados

- design do site

- programação

- testes

Após o planeamento, ou estimativa, conclui-se que:

  • Levantamento de requisitos: 56 horas
  • Modelação e arquitectura: 120 horas
  • Design gráfico: 40 horas
  • Programação: 160 horas
  • Design da Base de Dados: 32 horas
  • Testes: 40 horas
  • Gestão, Controlo e Reporting: 40 horas

Se for uma TI a fazer o projecto,a mesma identificaria os papeis necessários para cada tarefa e, consultando a sua tabela de preços, faz as seguintes contas:

  • Consultor de negócio (56 horas de levantamento de requisitos): 56 horas x 14€ = 784€
  • Analista Programador Junior (70 horas de modelação e arquitectura e 100 horas de programação): 17 horas x 12€ = 204€
  • Lider Técnico Sénior (50 horas de modelação e arquitectura, 60 horas de programação, 12 horas de design de base de dados, 15 horas de gestão, controlo e reporting): 137 horas x 15€ = 2055€
  • Web designer (40 horas de design gráfico): 40 horas x 11€ = 440€
  • DBA (20 horas de base de dados): 20 horas x 15€ = 300€
  • QA (40 horas de testes): 40 horas x 12.5€ = 500€
  • Gestor de projecto: (25 horas de gestão, controlo e reporting) 25 horas x 15€ = 375€

Somando tudo dá: 4658€

Se for um freelancer, dado que ele faz todos os papeis, excepto os que compra a terceiros, e partindo do principio de tem um preço fixo por hora de 6€, poderá fazer as seguintes contas:

  • Design Gráfico (comprado a uma empresa de web design por preço fixo): 300€
  • DBA (dado que tem de aprender a mexer em MySQL, vai efectuar um desconto de 50% no preço por hora): 32 horas x 3€ = 96€
  • Gestão, Controlo e Reporting (concluiu que necessita apenas de 25 horas uma vez que só faz gestão, controlo e reporting para o cliente e não necessita de controlar as equipas envolvidas por estas não existirem): 25 horas x 6€ = 150€
  • Tudo o resto (dado que já tem competências nas áreas envolvidas): 433 horas * 6€ = 2598€

Ora somando tudo dá: 3144€

Conclusão

A nível de orçamento, a opção freelancer sai 1514€ mais barato.

Mas há que ter em conta que certas tarefas podem ocorrer em paralelo quando feitas por uma TI, por exemplo, a parte da arquitectura do sistema pode ocorrer em paralelo com a parte de design da base de dados, o que faz com que a TI possua um tempo de resposta mais rápido. No entanto, o freelancer pode também fazer este jogo: recorrendo ao outsourcing, pode efectuar apenas a gestão do projecto, ficando liberto para fazer a gestão de vários projectos ao mesmo tempo. Por outro lado, a TI também pode recorrer a outsourcing.

Em conclusão, a diferença entre TI e freelancer é que o freelancer é uma empresa de uma pessoa só que consegue fazer preços mais competitivos embora possa ter um tempo de resposta mais lento.

Informação Relacionada:

- The Mythical Man-Month, um livro de referência para a gestão que infelizmente muito pouca gente leu.

- Wikipedia: The Mythical Man-Month, pequeno resumo do livro.

- Eric Sink on the Business of Softwar, um bom livro para iniciados nestas andanças com exemplos práticos de ISVs, micro ISVs e shareware.

- Joel on Software, site com ensaios e artigos de opinião de um dos fundadores de uma ISV e que aborda várias temáticas desde problemas e escolhas técnicas até gestão e recrutamento.

- Joel on Software, livro com a compilação de alguns dos melhores artigos do site e que aborda temas como a gestão e o preço dos produtos.

Origem: Gestão de Projectos: Orçamentos


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